KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena dengan rahmat, karunia, serta taufik dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan makalah tentang Korespondensi dan Penataan Arsip ini dengan baik meskipun banyak kekurangan didalamnya. Dan juga kami berterima kasih pada Ibu Yanti, SST selaku Dosen mata kuliah Manajemen Perkantoran dan Kearsipan yang telah memberikan tugas ini kepada kami.

Kami sangat berharap makalah ini bermanfaat dalam menambah wawasan serta pengetahuan kita mengenai proses korespondensi (surat menyurat) dan prosedur penataan arsip. Kami juga menyadari sepenuhnya bahwa di dalam makalah ini terdapat kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, kami berharap adanya kritik, saran dan usulan demi perbaikan makalah yang telah kami buat di masa yang akan datang, mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa saran yang membangun.

Semoga makalah sederhana ini dapat dipahami bagi siapapun yang membacanya. Sekiranya laporan yang telah disusun ini dapat berguna bagi kami sendiri maupun orang yang membacanya. Sebelumnya kami mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang kurang berkenan dan kami memohon kritik dan saran yang membangun demi perbaikan di masa depan.

Kotabaru, April 2015

Penyusun

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

B. Rumusan Masalah

C. Tujuan Penelitian

D. Metode Penulisan

BAB II PEMBAHASAN

A. Korespondensi

1. Pengertian Korespondensi

2. Tujuan dan Fungsi Korespondensi

3. Penggolongan Surat

4. Proses Surat Masuk di PT Pelindo III

5. Proses Surat Keluar di PT Pelindo III

6. Sistem Pengkodean Surat di PT Pelindo III

7. Hal-Hal yang Perlu diperhatikan dalam Surat Menyurat

B. Arsip

1. Pengertian Arsip

2. Macam-Macam Arsip

3. Sistem Penataan Arsip

4. Proses Penataan Arsip di PT Pelindo

5. Jenis dokumen yang diarsipkan di PT Pelindo III

6. Jadwal Retensi Arsip

7. Pemeliharan dan Pengamanan Arsip di PT Pelindo III

8. Pemindahan dan Pemusnahan Arsip

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan

B. Saran

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN-LAMPIRAN

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dari semua aset organisasi yang ada, arsip adalah salah satu aset yang berharga. Arsip merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya tak terkecuali dalam perusahaan ataupun kantor. Berkaitan dengan hal tersebut arsip perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang benar.

Di dalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi salah satunya komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat (korespondensi). Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi atau surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju. Selain itu, proses korespondensi merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan ataupun pertanyaan. Dalam penyusunan korespodensi harus memperhatikan berbagai unsur-unsur dalam pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakaian bahasa yang harus benar dan tepat.

Selain korespondensi yang ada dalam kegiatan kantor, penataan arsip pun sangat diperlukan dalam suatu organisasi atau kantor. Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi. Masalah yang akan timbul nantinya adalah semakin menumpuknya arsip dari tahun ke tahun secara tidak terkontrol. Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya perlu dikelola dengan baik dan benar, artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap disajikan. Dalam pengelolaan arsip, termasuk di dalamnya adalah upaya memelihara arsip baik dari segi fisik maupun kerusakan. Sedangkan memelihara dari segi infomasi yaitu tidak terjadinya kebocoran informasi.

B. Rumusan Masalah

Untuk mempermudah pembahasan, dalam makalah ini penulis merumuskan beberapa masalah, diantaranya:

1. Apa saja tahapan dalam korespondensi atau surat menyurat?

2. Apa saja yang harus diperhatikan dalam surat menyurat?

3. Bagaimana sistem penataan arsip?

4. Bagaimana tahapan dalam penataan arsip?

C. Tujuan Penelitian

Makalah ini secara umum bertujuan untuk memberikan wawasan dan pengetahuan kepada pembaca mengenai korespondensi dan penataan arsip. Secara khusus makalah ini bertujuan untuk:

1. Korespondensi meliputi :

a Memberikan pengertian mengenai surat menyurat (korespondensi)

b Memberikan pengetahuan mengenai tujuan surat menyurat.

c Memberikan pengetahuan dan wawasan mengenai penggolongan surat

2. Arsip meliputi:

a Pengertian Arsip

b Konsep penataan arsip

c Tahapan dalam penataan arsip

D. Metode Penulisan

Metode penulisan dalam penyusunan makalah ini adalah dengan metode studi lapangan ke PT PELINDO dan membaca beberapa buku dan artikel dari jurnal-jurnal pada beberapa situs internet yang menjadi bahan rujukan penulis dalam menyusun makalah ini.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Korespondensi

1. Pengertian Korespondensi

Korespondensi berasal dari kata Correspondence (inggris) atau Correspondentie (belanda) yang berarti hubungan yag terjadi antara piihak-pihak yang terkait. Jika didalam organisasi atau suatu lembaga, hubungan yang terjadi antara pihak-pihak tertentu baik internal ataupun eksternal banyak dilakukan dengan menggunakan surat atau disebut dengan surat-menyurat. Oleh karena itu, korespondensi kemudian diartikan sebagai kegiatan surat menyurat.

Korespondensi merupakan salah satu bentuk komunikasi verbal yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis kepada pihak lain. Pada umumnya, proses penyampaian pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis ini adalah secara tertulis, baik dalam bentuk surat, memo, proposal, agenda, maupun dalam bentuk mencapai suatu tujuan tertentu. (Purwanto, 2007)

Sedangkan surat sendiri adalah suatu alat untuk menyamapaikan informasi atau pernyataan secara tertulis yang dibuat oleh seseorang atau pejabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri mauapaun jabatan dalam organisasi. (Johariah, 2004)

Menurut Drs. I. G. Wursanto dalam bukunya teknologi perkantoran 1 dalam (Johariah, 2004), surat dapat diartikan sebagai berikut :

1. Surat merupakan helai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud apa pun yang berisi keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang membutuhkannya.

2. Surat adalah media komunikasi secara tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain dalam rangka mendapatkan pengertian dan kerja sama antara kedua belah pihak.

3. Surat adalah suatu pernyataan bahasa secara tertulis, untuk menyampaikan suatu informasi atau keterangan dari satu pihak kepada pihak lain.

Selain itu surat-menyurat atau korespondensi merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting dalam menunjang operasionalisasi suatau organisasi atau kantor.Surat menyurat adalah suatu kegiatan pengendalian arus berita tertulis yang timbul dari adanya suatu pencatatan, laporan atau keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan, pemberitahuan, dan sebagainya. (Johariah, 2004)

2. Tujuan dan Fungsi Korespondensi

a. Tujuan Surat Menyurat

Setiap orang atau lembaga yang melakukan kegiatan penulisan surat tentu mempunyai suatu tujuan, di mana tujuan yang satu dengan yang lainnya mungkin berbeda. Apakah untuk mencari informasi, memberi informasi, memesan barang, memberi perintah, atau hanya memberikan jasa-jasa yang menarik. Namun, pada intinya terdapat tiga tujuan menulis surat, yaitu sebagai berikut :

1. Memberitahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada pihak lain

2. Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan kepada pihak lain

3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah pengertian.

Agar tujuan penulisan surat dapat tercapai, maka penulis surat harus menguasai pengetahuan dan keterampilan surat-menyturat. Penulisan surat yang kurang baik akan mempengaruhi arus informasi, sehingga dapat terjadi salah pengertian dan tujuan penulisan surat pun tidak akan tercapai.

Syarat-syarat yang perlu diperhatikan oleh penulis surat agar dapat menulis surat dengan baik adalah :

a) Memahami prosedur surat-menyurat

b) Memahami segala permasalahan yang akan ditulis

c) Memahami teknik penulisan surat yang baik

d) Memahami penggunaan tata bahasa dalam surat-menyurat

e) Memahami posisi penulis dan penerima surat

b. Fungsi Surat Menyurat

Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor, surat berfungsi sebagai berikut :

1. Tanda bukti tertulis otentik

Surat dapat digunakan untuk pembuktian apabila terjadi perselisihan antar kantor-kantor atau pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Contoh: surat perjanjian, surat kuasa, dan sebagainya.

2. Pedoman

Surat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu atau bertindak. Misalnya surat perintah, surat instruksi, surat keputusan, dan sebagainya.

3. Alat pengingat atau berfikir

Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah terlupakan atau telah lama. Misalnya surat-surat yang diarsipkan.

4. Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat.

Surat sebagai wakil organisasi dianggap sebagai mentalitas jiwa dan kondisi intern dari organisasi yang bersangkutan.

3. Penggolongan Surat

Jenis-jenis surat dapat digolongkan menurut wujud, pemakaian, banyaknya sasaran yang dituju, isinyam sifatnya dan proses penyelesaiannya. Untuk itu penggolongan surat dapat dibedakan berdasarkan :

1) Menurut wujud surat

a. Surat biasa atau bersampul, adalah surat yang ditulis di atas kertas yang biasanya dimasukkan ke dalam sampul yang akan dikirimkan.

b. Memo dan nota, adalah surat yang dipakai secara intern dalam sutau organisasi. Memo dan note dipergunakan untukmeminta atau memberi informasi serta petunjuk antar pejabat kantor.

c. Kartu pos, adalah benda pos berbetuk kartu berukuran 10×15 cm atau 15×20 cm yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.

d. Warkat pos, adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. Warkat pos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isinya hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yaitu yang tercantum pada alamat surat

e. Telegram, adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok singkat permasalahan.

f. Surat tanda bukti, adalah surat berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda bukti keabsaha aktivita antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima, kartu identitas, dan sebagainya.

2) Menurut sifat isinya

a. Surat pribadi, adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.

b. Surat dinas, adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik pemerintah maupun swasta dan di tandatangani oleh pejabat atau yang mewakilinya.

3) Menurut keamanan isinya

a. Surat biasa, yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan organisasi yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca orang lain.

b. Surat rahasia, yaitu surat yang isinya tidakboleh diketahui oleh orang lain karena akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan.

c. Surat sangat rahaisa, yaitu surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak menyelesaikan atau mengambil keputusan.

4) Menurut proses penyelesaiannya

a. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.

b. Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengan segera lebih cepat dari surat biasa.

c. Surat sangat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan penyelesaian yang secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pada kesempatan pertama atau prioritas utama.

5) Menurut kegiatan

a. Surat intern, adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau instansi sendiri

b. Surat ekstern, adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau instansi.

6) Menurut sasaran yang dituju

a. Surat biasa, adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi tertentu.

b. Surat edaran, adalah surat yang ditujukan kepada orang atau organsiasi yang jumlahnya tidak terbatas.

4. Proses Surat Masuk di PT Pelindo III

A. Pemberian baju surat

B. Keagendaan di dosir masuk

C. Ekspedisi umum

D. Disposisi General Manager

5. Proses Surat Keluar di PT Pelindo III

1) Surat dibuat oleh supervisor umum

2) Surat dibawa ke Manager Umum Divisi

3) Surat dibawa ke General Manager

4) Surat dikirim ketujuan

6. Sistem Pengkodean Surat di PT Pelindo III

a. LG = Pengadaan barang (Logistik)

b. HK = Hukum

c. HM = Kehumasan

d. KP = Kepegawaian

e. KU = Keuangan

f. ML = Kemitraan dan bina lingkungan

g. OS = Organisasi dan sistem Informasi

h. PR = Perencanaan

i. PW = Pengawasan

j. TR = Ketatausahaan dan PT

k. IS = Investasi

l. PJ = Pelayanan jasa

m. PM = Pengendalian mutu

n. PU = Pengembangan usaha

7. Hal-Hal yang Perlu diperhatikan dalam Surat Menyurat

1) Bagian surat

Hal ini penting diketahui sebab setiap bagian surat mempunyai arti dan fungsi yang berbeda.

2) Bentuk surat dan teknik pengetikannya

3) Penyusunan isi surat, yang merupakan bagian terpenting dari sebuah surat.

Ini menyangkut bagaimana kita menyusunnya, bahasa yang bagaimana yang sebaiknya kita gunakan.

Bagian Surat dan Fungsinya :

1. Kepala Surat (Heading, Letter Head), dengan fungsinya sebagai:

a Alat pengenal (Identitas)

b Alat pemberian Informasi

2. Tanggal surat, befungsi sebagai:

a Referensi

b Alat pemberian Informasi

3. Nomor Surat, dengan fungsi sebagai:

a Alat petunjuk bagi petugas filling

b Alat pengukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat pada periode tertentu

c Petunjuk unit asal surat

d Referensi

e Lampiran, suatu petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan

4. Perihal, berfungsi sebagai:

a Referensi

b Petunjuk tentang intisari dari surat secara keseluruhan

c Petunjuk bagi petugas filling

5. Alamat dalam, berfungsi sebagai:

a Petunjuk bagi petugas filling

b Petunjuk kemana surat harus disampaikan

c Alamat Luar, bila menggunakan amplop berjendela

6. Salam Pembuka

Tanda pembicaraan akan dimulai, tidak digunakan dalam surat resmi.

7. Isi Surat

Memberikan uraian pokok dan subyek-subyek lainnya.

8. Salam Penutup

Tanda bahwa pembicaraan telah selesai. Tidak digunakan dalam surat resmi.

9. Nama Jabatan (penutup surat)

a Identitas penanggung jawab

b Petunjuk bagi petugas filling

10. Initial

Initial adalah kode nama (singkatan nama) pembuatan konsep dan pengetikan. Digunakan untuk memudahkan pemeriksaan kembali apabila terjadi kekeliruan.

11. Tembusan

Digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.

B. Arsip

1. Pengertian Arsip

“Arsip” berasal dari bahasa Belanda, archief. Menurut Armosudrdjo (1982, 157-158), archief dalam bahasa Belanda memiliki beberapa pengertian berikut ini:

a) Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.

b) Kumpulan teratur, dari bahan-bahan kearsipan tersebut.

c) Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.

Dalam bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file, yang berasal dari bahasa Latin filum yang berarti tali atau benang. Karena pada awalnya orang-orang Inggris menyatukan warkat dengan cara mengikatnya dengan tali atau benang.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, file dapat diartikan sebagai:

a) Semacam lemari berlaci yang dipakai untuk menyimpan berkas-berkas

b) Sekelompok warkat sama jenisnya yang disimpan terpisah dari kelompok-kelompok lainnya dalam lemari arsip.

Misalnya foreign file, untuk menyimpan/mengelompokkan jenis warkat surat menyurat dengan perseorangan/organisasi di luar negeri

c) Arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan. Misalnya central file (arsip pusat)

Istilah warkat diserap dari kosa kata bahasa Arab, warqat yang artinya surat. Dewasa ini istilah warkat berkembang menjadi setiap lembaran yang berisi keterangan, mempunyai arti dan kegunaan. The Liang Gie (1979, 17) memberikan pengertian bahwa warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan perekam ingatan. Dalam bahasa Inggris warkat dikenal dengan istilah record.

Sementara itu, menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

2. Macam-Macam Arsip

Macam-macam arsip dapat dibedakan sebagai berikut:

1) Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:

a. Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.

b. Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar

gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar

c. Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.

d. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.

2) Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya

a. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.

b. Pita rekaman

c. Mikro film

d. Disket

e. Compact disk

f. Flash disk

3) Arsip menurut nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya

a. Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan

b. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.

c. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.

d. Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa

e. Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian

f. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan

g. Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran

4) Arsip Menurut Sifat Kepentingannya.

a. Arsip tak penting, contohnya surat undangan dan memo

b. Arsip biasa, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang

c. Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji

d. Arsip sangat penting/vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan dan ijazah

5) Arsip Menurut Fungsinya

a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari

b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

6) Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya

a. Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di Jakarta.

b. Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota propinsi.

7) Arsip Menurut Keasliannya.

a. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.

b. Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.

c. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

d. Arsip petikan, arsip yang berupa tulisan atau ketikan ulang dari sebagian arsip asli.

8) Arsip Menurut Kekuatan Hukum

a. Arsip autentik, yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.

b. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print komputer

3. Sistem Penataan Arsip

Kata “sistem” dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya menunjukkan metode penyusunan atau metode klasifikasi (penggolongan). Ada dua metode pokok untuk menyimpan surat (dokumen, arsip), yaitu:

a. Metode Kearsipan Mendatar

Metode kearsipan mendatar adalah suatu metode kearsipan, dimana dokumen-dokumen yang satu di taruh diatas, sedang yang lain dalamn laci-laci, dan sebagainya. Metode ini mungkin sulit untuk mendapatkan dokumen yang diperlukan.

b. Metode Kearsipan Vertikal

Metode kearsipan vertikal adalah suatu metode kearsipan, dimana dokumen-dokumen yang satu di taruh di belakang yang lain berdasarkan urutan klasifikasi yang diambil.

Sekarang ini yang banyak digunakan adalah sistem penyimpanan/penataan arsip secara vertikal, namun sistem penataan secara mendatar pun masih ada yang menggunakan untuk tujuan-tujuan tertentu.

Adapun sistem klasifikasi (penggolongan) dalam menata arsip yang merupakan pengelompokkan arsip menurut/ masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi/kantor yang menciptakan atau menghimpunnya. Tujuan klasifikasi arsip yaitu sebagai sebagai dasar penataan arsip secara sistematis dan efektif. Sedangkan kegunaan klasifikasi arsip, yaitu:

1) Untuk mengelompokan arsip yang urusan/masalahnya sama ke dalam satu berkas.

2) Untuk mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis.

3) Untuk memudahkan menemukan kembali arsip sehingga dapat dicapai penghematan waktu dan tenaga.

Berikut ini dikemukakan lima macam sistem klasifikasi pengarsipan, yaitu:

1) Klasifikasi menurut abjad (alphabetical classification)

yaitu berkas-berkas yang berhubungan dengan nama (orang, perusahaan, lembaga, organisasi, dan sebagainya) disusun berdasarkan urutan abjad dari A sampai dengan Z.

2) Klasifikasi menurut perihal (Subject classification)

yaitu berkas-berkas yang berhubungan dengan masalah dalam kantor dipisah-pisahkan, kemudian diberi kode dalam mengindeks.

Contoh : Kepegawaian, Pengadaan, Pengangkatan, Mutasi, Keuangan, Gaji, Pendapatan, Pajak,dst

3) Klasifikasi menurut nomor (numerical classification)

yaitu penataan berkas dengan memberikan nomor pada klasifikasi/kelompok masalah tertentu.

4) Klasifikasi menurut urutan tanggal/urutan waktu (chronological classification)

yaitu penataan arsip berdasarkan urutan tanggal tanggal, bulan, tahun tanpa memperhatikan masalah berkas tersebut.

5) Klasifikasi menurut wilayah (geograpichal classification)

yaitu penataan arsip berdasarkan nama wilayah (propinsi, kabupaten/kotamadya, kecamatan dan sebagainya).

Kemudian, dalam penataan arsip ini dibutuhkan peralatan dan perlengkapan untuk menata arsip secara rapi. Dalam pemilihan peralatan yang digunakan untuk penataan arsip harus disesuaikan dengan bentuk fisik arsip, serta kebutuhan untuk penemuan kembali. Di dalam menentukan peralatan perlu memperhatikan beberapa hal :

1. Arsip harus dapat diketemukan dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada lokasinya.

2. Peralatan yang digunakan harus memperhatikan sifat arsip sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang bernilai guna tinggi,arsip rahasia, arsip sangat rahasia dan lain sebagainya.

3. Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran file arsip.

4. Peralatan yang digunakan harus memperhatikan pertumbuhan akumulasi yang tercipta (Boedi Martono, 1992 : 35).

Dari uraian tersebut diatas peralatan yang dapat digunakan adalah sebagai berikut :

1. Guide

Guide atau sekat adalah alat yang digunakan sebagai batas atau petunjuk antara pokok masalah (primer) dengan rinciannya (sekunder dan tersier). (Boedi Martono, 1994 : 38)

2. Folder

Folder adalah map tempat penyimpanan arsip sehingga arsip dapat terhimpun dalam suatu wadah baik secara seri, rubrik maupun dosier. Pada folder terdapat tab, yaitu bagian yang menonjol untuk mencantumkan titel dan kode klasifikasi (Kantor Arsip Daerah, 1996 :

3. Filling Cabinet

Filling cabinet adalah tempat untuk menyimpan arsip dinamis aktif di dalam susunan sekat dan folder secara vertikal dalam laci-lacinya. Dimana penyusun selalu mengawali dari laci bagian atas kebawah.

4. Rak Terbuka

Penggunaan rak lebih mudah dibandingkan menggunakan filling cabinet karena tidak perlu membuka laci sebagaimana pada filling cabinet (Boedi Martono, 1992 : 39).

5. Rotary (Alat Penyimpan Berputar)

Alat penyimpana arsip secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembalinya tidak makan tenaga. Keuntungan lain yaitu menghemat tempat dibanding dengan filling cabinet ataupun rak terbuka.

4. Proses Penataan Arsip di PT Pelindo

A. Membuat berita acara penyerahan arsip

B. Mengklasifikan isi arsip

C. Membuat berita acara pemindahan arsip

D. Pemilahan arsip yang patut disimpan dan diterima

E. Penataan di arsip in-aktif

F. Pemindahan ke gudang arsip

G. Membuat berita surat pemusnahan

5. Jenis dokumen yang diarsipkan di PT Pelindo III

a. JKK (Jurnal Kas Keluar)

b. Operasi (Nota bentuk 2, Pelayanan kapal)

c. Teknik (Perjanjian, Kontrak, LPJ)